大连化物所知识产权档案建档规范
大连化物所知识产权档案建档规范
www.ipo.dicp.ac.cn    发布时间:2014-04-01 16:17    栏目类别:规章制度

第一条 总则
为进一步做好知识产权档案建档工作,依据国家档案局国家知识产权局关于印发《关于加强知识产权档案管理的意见》的通知(档函〔2009〕55号),关于加强大连市知识产权档案管理的意见(大档发〔2004〕29号),并结合我所实际情况,特制定知识产权档案建档规定。
本规定提出了我所知识产权档案建档工作的基本要求和管理职责,规定了知识产权档案的分类,知识产权档案文件的归档范围和质量要求,以及知识产权档案的形成积累、整理立卷、归档、补充借阅等。
第二条 规范性引用文件
国家档案局、国家知识产权局关于印发《关于加强知识产权档案管理的意见》的通知(档函〔2009〕55号),关于加强大连市知识产权档案管理的意见(大档发〔2004〕29号)文件为依据。
第三条 术语
(一) 知识产权
是指公民或法人等主体依据法律的规定,对其从事智力创作或创新活动所产生的知识产品所享有的专有权利,又称为“智力成果权”、“无形财产权”,主要包括发明专利、商标以及工业品外观设计等方面组成的工业产权和自然科学、社会科学以及文学、音乐、戏剧、绘画、雕像、摄影和电影摄影等方面的作品组成的版权(著作权)两部分。
(二) 知识产权文件
指记述和反映知识产权研究活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料总称。
(三) 知识产权档案
指具有保存价值的、归档的知识产权文件。
第四条 基本要求
科技处、研究组应建立完整、准确、系统、能反映所在科研、生产经营等活动中形成的有关品牌创建、科技创新、单位独有的科研成果、技术发明等方面的档案。主要包括发明和专利档案、商标档案、著作权档案和商业秘密档案等,是一个所档案全宗的重要组成部分。
第五条 管理职责
(一) 科技处
按知识产权相关要求形成积累有关的知识产权文件,按类别分类后,同研究组的知识产权内容统一整理移交综合档案室;将每年新增内容和专利失效等清单及时提供综合档案室。
(二) 重大项目办
负责管理国防专利文件归档和国防专利申请的内容审核,并进行鉴定和密级的确定工作。
(三)综合档案室
根据国家、中科院及大连市相关规定,结合所实际情况,组织编制本单位知识产权档案分类表。为科技处、研究组提供档案积累袋或档案盒,不定期地指导、检查知识文件的形成、积累和立卷归档工作,检查档案是否完整、准确和系统。
(四) 研究组长
布置知识产权建档工作,指定兼职档案员。协同科技处作好立卷归档工作,做到归档质量符合规范要求。提出知识产权档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级,审查档案材料是否齐全、完整。
(五)科技人员
按照归档要求建立本人知识产权文件的预立卷,任务结束后移交组兼职档案员。离开课题岗位时,应将本人知识产权文件清理、移交组里后方可办理手续。

第六条 知识产权文件的归档范围和质量要求
(一)归档范围:

 

类别

归档范围


作品

1.书籍、工程图等各种载体形式作品及模型等;

2.以上作品的出版、发表、许可、转让、报酬、纳税、翻译、汇编、修改、署名等方面的协议和合同等。

计算机软件

1.计算机程序的源代码;

2.软件开发任务书、需求分析说明、程序设计说明书、鉴定验收报告、操作手册、使用说明书、用户手册等纸质文档;

3.程序开发、软件设计的合作合同、委托合同、项目任务书等;

邻接权

1.作品的著作权人与其签订的各种协议、合同等;

2.出版单位所出版的图书期刊的版式设计。

商标

1.商标注册申请、审查、核准的文件材料;

2.注册商标变更、续展、转让、使用许可、补证、注销和撤销的文件材料;

3.在注册商标争议的裁定中形成的文件材料;

4.对注册商标使用和管理中形成的文件材料;

5. 其他应当保存的文件材料。

专利

1.专利申请提交的请求书、说明书、权利要求书、说明书附图及有关的文件材料;

2.专利申请的审查、批准材料(专利受理通知书、专利授权通知书、专利证书、登记、公告等);

3.专利权的期限、终止和无效的有关文件材料;

4.专利技术转让合同、专利实施的强制许可的决定、通知、登记、公告等文件材料

5.在专利权的保护与争议中形成的文件材料;

6.其他应当保存的文件材料。

(二)归档文件的质量要求
归档的知识产权文件应为原件,不得擅自修改,剪贴或事后补制;知识产权文件的内容必须真实、准确,不得随意更改、变造;知识产权文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期、知识产权文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等),不得使用热敏纸。
第七条 知识产权文件的形成、积累、整理和鉴定
(一)形成积累
知识产权档案应包括管理性文件和开发性文件,分别由科技处、重大项目办和研究组形成、积累;知识产权文件的形成、积累应注重过程文件,随时收集和整理。
(二)整理立卷
立卷原则:应遵循知识产权文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;根据知识产权文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况,科技处、重大项目办和研究组将知识产权文件进行系统整理,组成一个或若干个案卷。
分类编号:编制案卷的档号。档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。本单位分类号依据本单位分类大纲编写,案卷顺序号为本分类中的年度序号加案卷卷号。
卷内文件排列:按重要程度或分阶段排列;案卷内密不可分的知识产权文件按以下要求排列:同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后,序言在前、原文在后的顺序排列。
立卷说明:记载案卷内文件的质量、立卷及其他需要说明的情况;归档后补充说明:指归档后案卷保管期限和密级的调整以及卷内文件进行补充、移出、销毁等情况的注明。
第八条 归档
(一)归档时间
由科技处、重大项目办每年第一季度前完成上年度形成的专利材料和奖状的归档工作。
(二)归档手续
科技处、重大项目办或研究组填写档案材料移交目录一式两份,连同案卷经综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字并各执一份。综合档案室接收档案后,填写知识产权档案案卷目录。
第九条 知识产权档案的补充和借阅
(一)补充
知识产权档案归档后,在成果申报奖励、推广应用和专利审查等阶段形成的新文件,应及时移交综合档案室补充归档;科技处对补充归档的知识产权文件整理编目,按要求并在卷内备考表中注明补充情况;重大项目办对补充归档的国防知识产权文件整理编目,按要求并在卷内备考表中注明补充情况。
(二)借阅
知识产权档案借阅,需经本项目研究组长同意后方可借阅,涉密项目经本研究组长和科技处或重大项目办同意后方可借阅;外单位人员查阅档案,需持有单位盖章、写明借阅内容和理由的介绍信,经研究组长同意,科技处、重大项目办或主管领导批准方可借阅;涉及科技机密及知识产权等档案除研究组相关人员外严禁外借。

 
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